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Perchè la posta elettronica può diventare dispersiva, quali sono i difetti della posta elettronica.

Nonostante tutti gli accorgimenti che si possono adottare, l’utilizzo della posta elettronica spesso può causare inutili perdite di tempo e di efficienza nel nostro lavoro. Vediamo in dettaglio alcune delle problematiche più comuni legate all’utilizzo della posta elettronica: Perchè la posta elettronica può diventare dispersiva, quali sono i difetti della posta elettronica.

Con l’avvento e la diffusione del web e dei social network, il numero delle “connessioni” è progressivamente aumentato, causando inevitabilmente un progressivo aumento del numero di messaggi e-mail che ognuno di noi riceve ogni giorno.

Sul posto di lavoro, il numero elevato di messaggi email, in aggiunta alle comunicazione aziendali tradizionali, quali il fax, le telefonate, a volte può essere dispersivo, può creare distrazione e perdita di tempo.

Le nostre caselle di posta, ogni giorno, nonostante i filtri adottati, sono sempre più intasate di messaggi non desiderati, tentativi di frodi, messaggi dei nostri colleghi magari inviati solo per conoscenza, conferme di lettura di messaggi inviati da noi, che distolgono inevitabilmente la nostra attenzione da ciò che stiamo facendo.

Uno studio dell’Università di Loughborough (Regno Unito) ha scoperto che ci vuole una media di 64 secondi per ripristinare il filo del discorso dopo l’interruzione causata dalla apertura di una e-mail. Quindi le persone che controllano la loro posta elettronica ogni cinque minuti sprecano 8/9 ore a settimana per capire cosa stavano facendo qualche istante prima. “Era stato ipotizzato che la posta elettronica non può causare interruzioni perché è il destinatario a scegliere quando controllare e quando rispondere alle e-mail.” Ma il dottor Jackson ha scoperto che le persone tendono a rispondere alle e-mail non appena le ricevono, considerando una media di circa due minuti per agire su di una nuova notifica e-mail, il 70% delle segnalazioni ha una reazione entro sei secondi. “L’email è più veloce di lasciare che il telefono squilli per tre volte”. A questo si aggiunge il tempo che le persone trascorrono normalmente davanti alla propria casella di posta. Nel Luglio del 2006, uno studio condotto da ClearContext, produttore di software di gestione della email, su 250 utenti, ha scoperto che la metà di essi ha dedicato più di due ore al giorno alla posta elettronica. La maggior parte degli intervistati ha dichiarato di ricevere troppe email – il 38% degli intervistati ha ricevuto più di 100 email al giorno – e che ciò aveva impedito loro di fare altre cose più importanti.

Karen Renaud, docente presso l’Università di Glasgow, in Scozia, ed i suoi colleghi della “University of the West of Scotland” ha scoperto che gli utenti di posta elettronica rientrano in tre categorie: rilassati, guidati e sollecitati. “Il gruppo rilassato non lascia che la posta elettronica eserciti alcuna pressione sulla propria vita”, dice il dottor Renaud. “Trattano la posta elettronica esattamente nello stesso modo in cui ci si tratta la posta cartacea:. ‘ricevo la posta, me ne occupo nel mio tempo, ma non intendo farmi coinvolgere o sconvolgere più di tanto.'”

Il secondo gruppo si ritiene motivato e quindi “guidato” a tenere il passo delle e-mail, ma si sente anche in grado di farlo.

Il terzo gruppo, tuttavia, reagisce negativamente alla pressione esercitata dalle e-mail. “Questo è causa di stress”, spiega Renaud, “e lo stress provoca tutta una serie di problemi di salute.”

L’equipe del dottor Renaud ha scoperto che il 64% degli intervistati ha dichiarato di controllare la posta una volta ogni ora, e il 35% ha detto di averla controllata ogni 15 minuti, si ritiene in realtà che il controllo delle email sia molto più frequente – tipicamente ogni cinque minuti. Per alcune persone, controllare la posta elettronica non è più un atto consapevole e intenzionale, ma una “costrizione automatica e inconsapevole“.

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