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Perché alcune aziende hanno abolito l’uso della posta elettronica? E soprattutto con che cosa hanno l’hanno sostituita?

Esistono sul mercato diverse soluzioni alternative alla posta elettronica, sviluppate e commercializzate per soddisfare le esigenze di grandi Aziende, quali Banche o Istituzioni di limitare “spam” (termine utilizzato in gergo informatico per descrivere le email indesiderate), infezioni da “virus informatici” trasmessi via email, quali ad esempio sistemi di collaborazione online sviluppati ad hoc oppure sistemi di chat Aziendale oppure sistemi intranet etc etc..
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Quante email riceviamo/inviamo ogni giorno?

Se non assumiamo la buona abitudine di “manutenere” correttamente la nostra casella di posta, avremo sempre più probabilmente una casella impestata da una valanga di messaggi inutili, decine di email, decine di repliche, decine di inoltri etc. dispendiosi in termini di tempo e di risorse.

Il tempo in azienda (ma anche nella vita privata) è denaro.

Quando la mail ha tanti, troppi, destinatari in copia, si perde tempo e lo si fa perdere agli altri. Soprattutto quando la si utilizza in modo improprio specialmente fra colleghi, su argomenti che spesso non riguardano il lavoro, causa inefficienza e di perdita di tempo nelle attività lavorative quotidiane nelle aziende.

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Ho inviato una mail ma non sono sicuro che il destinatario l’abbia ricevuta

L’invio di una email standard avviene più o meno in questo modo: il mio computer o il mio dispositivo in genere, invia il messaggio al suo server SMTP il quale lo accetta oppure lo rifiuta, se lo accetta, vuol dire che lo ha preso in carico e lo invierà al prossimo destinatario che in teoria dovrebbe essere il nostro destinatario, ma in pratica potrebbe darsi che il nostro server SMTP utilizza a sua volta un suo servizio di RELAY SMTP che vuol dire che demanderà ad un altro la consegna del nostro messaggio, fornendo a questi tutti i dati necessari, compreso chiaramente il mittente e così via.
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Quanto tempo impieghiamo nella ricerca di una comunicazione inviata, ricevuta o archiviata via email?

Mediamente il tempo che occorre per ricercare una comunicazione inviata o ricevuta o comunque archiviata, varia in funzione della complessità della ricerca stessa, in funzione della modalità di accesso alla posta elettronica se POP la ricerca deve essere effettuata in locale sul pc, mentre se l’accesso alla casella è IMAP la ricerca viene demandata al server ed i tempi possono variare in funzione del numero di cartelle nidificate all’interno delle quali la ricerca viene effettuata e comunque anche utilizzando sofisticati client di posta elettronica quali Outlook oppure Thunderbird, che permettono la ricerca simultanea all’interno anche di più di una casella di posta, il tempo di risposta è variabile e di solito tende ad essere sempre più lungo.

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Quando si invia un messaggio di posta elettronica è opportuno richiedere la conferma di lettura?

“Il mittente ha richiesto di essere avvisato quando si legge il messaggio, Inviare una conferma di lettura?” questo è quello che ci compare alla apertura di alcuni messaggi di posta elettronica. In questo caso, la maggior parte delle persone acconsente ad inviare al mittente una conferma di lettura, generando ovviamente un messaggio di ritorno al mittente, avente per oggetto “Letto: oggetto del messaggio…” spesso, però presi dalla fretta e magari presi da qualcosa di più importante, non inviamo la conferma di lettura, lasciando quel messaggio come “non letto”, andiamo avanti, e prevediamo di rispondere più tardi, magari con più calma.

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La posta elettronica: mezzo di comunicazione oppure un modo di lavorare?

Per molti la e-mail è un solo un mezzo di comunicazione, per molti altri invece, è diventata nel tempo un vero e proprio “modo di lavorare”, per queste persone, il Programma di posta elettronica, è il primo programma che si apre al mattino e l’ultimo programma che si chiude la sera. Queste persone, passano buona parte della loro giornata lavorativa a consultare la posta, copiare, inoltrare, spostare messaggi, rispondere etc. e quando per un motivo qualsiasi non ricevono posta per più di 10/15 minuti, vanno nel panico e cominciano a telefonare a destra e manca: “mi mandi per favore una email?, ho il sospetto che la posta questa mattina non mi funzioni…”.
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Perchè la posta elettronica può diventare dispersiva, quali sono i difetti della posta elettronica.

Nonostante tutti gli accorgimenti che si possono adottare, l’utilizzo della posta elettronica spesso può causare inutili perdite di tempo e di efficienza nel nostro lavoro. Vediamo in dettaglio alcune delle problematiche più comuni legate all’utilizzo della posta elettronica: Perchè la posta elettronica può diventare dispersiva, quali sono i difetti della posta elettronica.
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Difetti e problemi riguardanti i server di posta IMAP

Un server/servizio di posta IMAP, per essere efficiente, necessita di una connessione internet a banda larga,  simmetrica, proporzionata al volume di traffico medio, generato dagli utenti che mediamente vi accedono, cioè sufficientemente veloce da garantire agli utenti la massima scorrevolezza nell’utilizzo.
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